Wozu bisher viele Hände nötig waren, soll in Zukunft ein digitales Dokumentenmanagementsystem (DMS) erledigen. Dadurch werden Ressourcen frei, die besser genutzt werden können – so die Vision der Projektverantwortlichen.

Was heißt das konkret? Weniger Papier, schnellere Prozesse, bessere und andere Formen der Zusammenarbeit – mobiler, unabhängiger, einfacher. Ein Beispiel dafür ist der Zahlungsverkehr. Flattert eine Rechnung ins Haus, wird sie – meist vom Sekretariat der jeweiligen Abteilung, Einrichtung oder Gemeinde – mit einem Eingangsstempel samt Datum und Nummer der betreffenden Haushaltsstelle, aus der die Kosten beglichen werden sollen, versehen. Dann unterzeichnet in der Regel noch die- oder derjenige aus dem Kollegium, die oder der es wissen muss, das Schriftstück als „sachlich richtig“, bevor im KFM eine Ausgabeanordnung erstellt und ausgedruckt wird, um dann zusammen mit der Rechnung auf seine eigentliche Reise zu gehen – nämlich an die hauseigene Kasse. Jedoch nicht, bevor die jeweilige Rechnung noch schnell mal eben „zur Sicherheit“ kopiert, ausgedruckt, getackert und gelocht im eigenen Rechnungsordner abgeheftet wird. Damit bei etwaigen in Zukunft auftauchenden Fragen der „Vorgang“ gesichert ist. So kann man auch in ein paar Jahren nachschauen, wofür man Geld ausgegeben hat und andere Rechnungs- bzw. Auftragsdetails nachvollziehen. So weit – so gut. Hand aufs Herz: Kommt Ihnen das bekannt vor? Denn das ist im Wesentlichen das Prozedere bis dato. „Doppelte Ablage“ nennt Philipp Meyer das und schmunzelt, denn auch er kennt sie aus seiner täglichen Praxis in der Verwaltungsarbeit. Die Gründe hierfür sind vielschichtig. Fakt ist: Mit einem digitalen Dokumentenmanagementsystem für die Rechnungsbearbeitung würden diese Schritte wesentlich vereinfacht, beschleunigt und vor allem digitalisiert. Denn die Rechnung wird dann lediglich noch bei Eingang digital erfasst und durchläuft dann die verschiedenen Stationen automatisch. „Elektronischen Workflow“ nennt Philipp Meyer das. Der Clou: Diejenigen Kolleg:innen, die mit der Rechnungsbearbeitung zu tun haben, können im digitalen System jederzeit sehen, wo und in welchem Bearbeitungsstand sich die jeweilige Rechnung befindet. Auch die Ablage „passiert“ automatisch – und zwar ebenfalls digital. So braucht niemand mehr etwas ausdrucken und abheften, sondern kann mit Hilfe einer Volltextsuche auch Jahre später die Rechnung wieder aufrufen und einsehen. So spart man sich langes Suchen in Aktenordnern. Bei bis zu 300.000 Buchungen, die jährlich im Verband und Dekanat anfallen – von Altarschmuck und Büroausstattung über Kita-Spielzeug bis zum Bürostuhl – sei das eine enorme Erleichterung der Arbeitsprozesse, so Meyer.

„DMS bedeutet allerdings nicht, jegliches Papier bei der Arbeit in der Verwaltung abzuschaffen“, betont Philipp Meyer. Zunächst soll lediglich der Prozess des Rechnungsein- und ausgangs automatisiert werden. Doch kein Vorteil ohne einen Nachteil: „Natürlich ist ein computergesteuertes System an manchen Punkten nicht mehr so flexibel wie ein Mensch“, räumt Philipp Meyer ein. „Die Zusammenarbeit mit dem DMS kann man sich vorstellen wie mit einem Mitarbeiter, der nach sehr klaren Regeln arbeitet.“

Zunächst geht es im Projekt darum, das System fit für die Anwendung zu machen. Bis dahin muss es angepasst und getestet werden. Um Fragen des technischen Hintergrunds kümmert sich deshalb bei dem Projekt Martin Deißler (IT-Abteilung), der mit Alexander Vogt und Philipp Meyer in der operativen Projektgruppe vertreten ist.

Philipp Meyer betont, dass es beim DMS nicht etwa darum ginge, ein besonders modernes Projekt zu starten, sondern eher darum, an die Höhe der Zeit anzuschließen. Denn gerade jüngere und auch neue Mitarbeiter:innen sind eher verwundert, wie viel Zeit für die Prozesse derzeit noch aufgewendet wird und würden gerne mehr Arbeitszeit für ihre eigentlichen Stärken und Fähigkeiten nutzen.

Ist das System fit für die Anwendung gemacht worden, wird es darum gehen, die Anwender:innen fit für das System zu machen. Hierzu werden künftig Trainings angeboten. „Wir rechnen damit, in der zweiten Jahreshälfte das System in den ersten Einrichtungen einführen zu können. Uns ist wichtig, dass wir im Austausch mit den Nutzern sind, daher wird es sogenannte DMS-Sprechstunden geben, wo Fragen auch persönlich geklärt werden können. Darüber hinaus wollen wir die Anwendung der Software in kurzen Video-Trainings verdeutlichen“, so Meyer. Zudem sei geplant, eine Themenseite im Mitarbeiter:innenbereich auf der Homepage der Evangelischen Kirche in Frankfurt und Offenbach einzurichten und per Newsletter über den aktuellen Stand des Veränderungsprojektes zu informieren.